Gehen wir von folgendem Szenario aus: Eine mittelständische Verlagsanstalt plant, die von ihr herausgegebene Tageszeitung auch online (vielleicht sogar mit Diskussionsforen zu entsprechenden Artikeln) zu publizieren.
Hierbei ist es von vorneherein eine gute Lösung, die Artikel in XML-artiger Form abzuspeichern. Daraus kann die gewöhnliche Druckform generiert werden und zeitgleich können die Artikel in das Onlinelayout integriert werden. Diese Schritte übernimmt das Content Management System: Es generiert automatisch die Navigationsstruktur durch die angebotenen Artikel, stellt die Artikel in ihrer Onlineausführung dar und erzeugt für den Leser auf Wunsch eine druckerfreundliche Version. Durch die Zentralisierung dieser Arbeitsschritte kann Arbeit, Zeit und Geld eingespart werden.
Sagen wir Herr Mustermann online beispielsweise nur die Politiksparte und den Lokalteil lesen, Sport und Kultur hingegen wegfallen lassen, so trägt er seine Interessen in eine Maske ein. Das CMS erstellt für ihn daraufhin einen Account, in dem er nach einloggen die für ihn relevanten Artikel zusammengestellt bekommt. Alternativ kann er sich die Informationen auf Wunsch auch per Email schicken oder auf seine tragbare Fernmeldeeinheit transferieren lassen.